Saúde e segurança foram os principais motivos para enviar funcionários para casa para trabalhar durante a pandemia do COVID-19. E a saúde e a segurança serão os fatores determinantes para o eventual retorno dos funcionários ao escritório. 

À medida que as organizações começarem a planejar essa transição de volta ao escritório, as coisas serão diferentes. Atenção significativa será dada à "limpeza visível" que antes era intencionalmente oculta. 

As áreas das estações de trabalho não terão mais a sensação de café lotado, mas deverão propor o distanciamento social. 

O retorno de cada organização ao escritório será personalizado de acordo com as circunstâncias, mas cada um terá alguns pontos em comum:

a) Percepção é realidade e o que os funcionários percebem é o que eles acreditam que está acontecendo.

b) Transparência é essencial para criar confiança e gerenciar informações erradas.

c) O bom senso deve prevalecer, fundamentando a tomada de decisão em um julgamento prático e sólido.Seja um ocupante em um edifício com vários inquilinos ou um usuário final em um campus corporativo, as diretrizes de planejamento estratégico e tático descritas abaixo são dependentes da situação. Diferentes circunstâncias exigirão respostas diferentes no planejamento para trazer os funcionários de volta ao escritório.

1. Avaliação do local de trabalho

Durante esse período de abrigo no local, a realização de pesquisas no local de trabalho fornecerá uma perspectiva valiosa sobre o trabalho dos funcionários domésticos, o que poderia informar futuras políticas de trabalho remoto. 

A formulação das perguntas a serem investigadas orientará os métodos de pesquisa, que podem incluir pesquisas, grupos focais virtuais, entrevistas ou estudos etnográficos, como fotografia, vídeo e diário. 

Reunir essas informações enquanto os funcionários ainda estão “in situ” em casa é essencial para a validade.

2. Comunicações e treinamento

O nível de comunicação organizacional predominante durante o período de trabalho em casa será mantido depois que os funcionários forem autorizados a voltar ao escritório. 

Protocolos de publicidade aberta para visitantes, distanciamento social e arrumação estabelecerão um senso de confiança de que a saúde e a segurança dos funcionários são as principais prioridades. 

As coisas serão diferentes no escritório e no campus após o COVID-19, e um programa robusto de treinamento e comunicação de mudanças estabelecerá o "novo normal". 

Exemplos de técnicas de gerenciamento de mudanças incluem o estabelecimento de campeões de mudança de volta ao escritório, tours e instruções de uso do espaço do escritório, se ele tiver sido reconfigurado recentemente para distanciamento social e uma variedade de documentos de comunicação de mudanças, como “Frequentemente Lançamentos de perguntas feitas" e "Guias de etiqueta de segurança".

3. Protocolos de segurança

Os protocolos de segurança podem ser adaptados de várias maneiras. Os procedimentos de triagem para funcionários, visitantes e prestadores de serviços devem usar medidas de avaliação de saúde. 

Horários/ dias de trabalho escalonados ou semanas de trabalho de 4 dias podem reduzir o número de funcionários no escritório ao mesmo tempo. Os horários de almoço e intervalo podem ser agendados ou prolongados para minimizar as cargas dos ocupantes.

Além do distanciamento social e do tamanho máximo dos grupos, centralizar lixeiras e lixeiras com descarte frequente pode retardar a transmissão da doença. 

Uma política de mesa limpa, permitirá que a equipe de limpeza noturna limpe todas as mesas completamente.

Além das torneiras convencionais de mãos livres e doseadores de sabão e papel toalha, nenhuma opção de toque pode ser considerada para portas, leitores de crachás e lixeiras. 

O aumento do uso de assistentes digitais virtuais para aplicativos corporativos é outra consideração.

Os funcionários podem optar por usar Equipamentos de Proteção Individual (EPI) ao retornar ao local de trabalho para proteger a transmissão de germes através de rotas de contato e gotículas. 

Os EPIs incluem máscaras, luvas e óculos de proteção potencial. As organizações também podem disponibilizá-las aos funcionários para uso pessoal fora do escritório como um nível adicional de proteção.

4. Diretrizes do local de trabalho

Áreas de Recepção

Se não existirem protocolos formalizados para visitantes ou requisitos de crachá, considere controlar o acesso ao escritório via sinalização para entrada de telefone. 

Telas temporárias de “proteção contra espirros” podem ser instaladas nos pontos de recepção ou check-in. Reorganize ou retire os assentos na área de recepção para gerenciar o distanciamento social. 

Para manter a higiene, remova revistas ou canetas corporativas do espaço de recepção e mantenha os dispensadores de desinfetante para as mãos à vista.

Áreas de estação de trabalho

Para acomodar um metro e meio de distanciamento social, comece com uma planta baixa indicando as estações de trabalho a serem ocupadas, para determinar sua capacidade máxima por andar ou ala. 

Remova cadeiras ou até monitores para desencorajar o uso não ocupado da estação de trabalho. O assento deve permanecer atribuído até que a ameaça generalizada de transmissão de vírus diminua. 

Os itens pessoais dos funcionários devem ser removidos para uma limpeza noturna completa da superfície de trabalho. 

Conceitos adicionais incluem a instalação de painéis/ blindagens superiores entre as estações de trabalho ou a reorientação das estações de trabalho, para que os funcionários não se enfrentem.

Áreas de colaboração

Para satisfazer a regra de coleta máxima de 10 pessoas imposta por muitos estados e municípios, remova cadeiras extras para salas de conferências e instale sinalização indicando o número máximo de pessoas permitido em cada conferência, reunião e sala de foco. 

Use uma parte da sua maior sala de conferência para armazenamento de cadeiras, até que a necessidade de distanciamento social diminua.

Espaços Auxiliares

Reajuste o espaçamento dos móveis auxiliares em áreas públicas, divida as zonas, os espaços das prefeituras e os átrios dos edifícios. 

Remova móveis adicionais não necessários no novo layout. Instale sinalização para a capacidade máxima permitida por lei nessas áreas.

Salas de treinamento

Como o treinamento permanece virtual no futuro próximo, existem alguns usos em potencial para as salas de treinamento existentes. Localize equipes ágeis nesses espaços, realocando móveis para atender aos requisitos de distanciamento social.

Ou adapte novamente essas salas para armazenar temporariamente todas as cadeiras e móveis auxiliares que foram removidos das áreas da estação de trabalho. 

5. Espaços para Food Service

As diretrizes gerais complementadas pelo seu fornecedor de serviços de alimentação incluem horas reduzidas, ofertas limitadas de serviços de alimentação, apenas itens pré-embalados e nenhuma venda à vista. 

A tecnologia de identificação por radiofrequência (RFID) para a experiência de "pegar" na Amazônia aumentará.

A cafeteira de escritório, o dispenser de água e os lanches de frutas frescas irão temporariamente pelo caminho junto com as rosquinhas da manhã e o bolo de aniversário, até que a ameaça de transmissão diminua. 

No entanto, twinkies pré-embalados seriam seguros.

6. Serviço de limpeza

Desinfetantes para as mãos sem toques e toalhetes desinfetantes se tornarão como sinais de saída; os funcionários podem vê-los de todos os pontos de vista. Manter um estoque adequado será um desafio até a cadeia de suprimentos regular a produção.

Aumente as tarefas domésticas “durante o dia”, mantendo uma presença visível para que os funcionários vejam os esforços da organização para mantê-los saudáveis e seguros.

A opção de limpeza eletrostática envolve a pulverização de névoa carregada eletronicamente sobre superfícies ou objetos. 

As partículas carregadas positivamente no spray aderem e revestem qualquer superfície para o desinfetante higienizar. Embora não seja uma opção barata, esse método oferece uma forte defesa e uma medida pró-ativa para oferecer aos funcionários as garantias que eles exigirão.

Deve-se ter um cuidado especial na limpeza de maçanetas e superfícies de alto contato. Deve-se também buscar soluções autolimpantes para tais superfícies, como por exemplo a nanoSeptic™, que fornece superfícies autolimpantes continuamente, usando nanocristais minerais para criar uma reação de oxidação.

Pesquisas demonstraram que nossos telefones têm mais bactérias do que o banheiro público comum. Ou seja, uma atenção a estes dispositivos é essencial para garantir a higiene no ambiente de trabalho.

7. Engenharia e Operações

A gestão ambiental interna passou, da noite para o dia, de uma linha no orçamento de capital do próximo ano para uma exigência imediata, para que os funcionários se sintam seguros para retornar ao escritório. 

Os componentes deste sistema incluem ar livre, umidade ideal, indicadores de qualidade e ocupação do ar, filtragem aprimorada e sistemas de ventilação limpos e/ ou atualizados.

Os nano revestimentos são antimicrobianos, antivirais e antifúngicos. Eles reduzem a contaminação da superfície e são autolimpantes. 

Esses revestimentos podem ser aplicados por pulverização ou imersão e aderem à maioria das superfícies. Sim, o local de trabalho adotará práticas e materiais do setor de saúde.

8. Tecnologia

O Voice over IP (VoIP) ou o softphone é uma opção mais segura e limpa do que o telefone convencional. E o uso dessa tecnologia suporta o trabalho remotamente. As práticas normais de higiene desencorajaram o compartilhamento de teclados, mouses e fones de ouvido. 

Nas configurações de turno em que várias pessoas compartilham uma estação de trabalho, é necessário fazer ajustes para que cada funcionário traga seu próprio equipamento de tecnologia.

As plataformas virtuais de reunião e colaboração continuarão mantendo as pessoas conectadas profissional e pessoalmente. É recomendável incentivar a participação em reuniões virtuais, mesmo no escritório, até que a transmissão do vírus seja reduzida.

9. Retorno faseado ao escritório

O retorno dos funcionários ao local de trabalho varia de acordo com a organização, mas sem dúvida ocorrerá em ondas. Impulsionados pelas demandas de negócios, categorias de risco ou requisitos operacionais, os sistemas de controle de acesso monitoram quem recebe acesso ao campus, prédio ou andar.

Os funcionários podem retornar ao escritório por um tempo, enquanto a organização determina a extensão das oportunidades de trabalho remoto com base nas preferências pessoais e nas demandas comerciais. 

A capacidade do local de trabalho pode ter sido significativamente reduzida devido ao distanciamento social. Os padrões do local de trabalho devem ser afrouxados para permitir o melhor local para os funcionários trabalharem. 

Se o escritório de um gerente ficar vazio devido à sua capacidade de trabalhar em casa, uma pessoa da equipe deverá poder usar esse espaço.

Os programas de hotelaria ou de mesa compartilhada podem ser reduzidos até que o novo normal seja estabelecido.

Existem vastas quantidades de especulação e informações incorretas em torno do Coronavírus, levando à ansiedade e incerteza. 

Os impactos locais, nacionais e globais são monumentais. O eventual retorno ao local de trabalho proporcionará uma sensação de rotina e o início do novo normal. 

No planejamento que retorna, as considerações podem ser esmagadoras. 

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